Een contactformulier, een nieuwsbriefinschrijving, een statistiekenpakket: zodra uw website iets bijhoudt over bezoekers, verwerkt u persoonsgegevens. Dan verplicht de AVG u om uit te leggen wat u verzamelt, waarom en wat bezoekers ermee kunnen. Dat doet u in een privacyverklaring. Hier leest u wat erin hoort, hoe u het kort en begrijpelijk houdt, en welke fouten we het vaakst zien.
Wanneer is een privacyverklaring verplicht?
Zodra u persoonsgegevens verwerkt, moet u de betrokkenen informeren. Op een website gebeurt dat al bij één contactformulier met naam en e-mailadres, bij een offerteaanvraag, bij een nieuwsbrief, bij een chatvenster en bij statistieken of pixels die bezoekers kunnen herkennen. Een site zonder formulier en zonder trackers bestaat bijna niet. Ook als u als eenmanszaak alleen werkt, gelden deze regels.
Wat moet er volgens de AVG in staan?
Wie u bent en hoe men u kan bereiken. Welke persoonsgegevens u verzamelt en via welke weg. Waarvoor u ze gebruikt en op welke rechtsgrond, bijvoorbeeld om een offerte te kunnen sturen of omdat iemand toestemming gaf. Met wie u ze deelt, zoals uw hostingbedrijf, uw mailprovider of uw boekhouder. Of ze buiten Europa terechtkomen. Hoe lang u ze bewaart. Welke rechten de bezoeker heeft: inzage, verbetering, verwijdering, bezwaar en het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. En hoe hij die rechten bij u kan uitoefenen.
Waarom een gekopieerde tekst niet volstaat
Veel sites hebben een privacyverklaring die van een andere site of een gratis generator komt. Daarin staan dan diensten die u niet gebruikt, en ontbreken de diensten die u wel gebruikt. Een verklaring die niet klopt met wat uw site doet, is juridisch net zo goed een tekortkoming als geen verklaring. Begin daarom met een eerlijke lijst: welke formulieren heb ik, welke externe diensten draaien op mijn site, waar komen de berichten terecht en hoe lang blijven ze daar staan.
Kort en begrijpelijk is verplicht, niet optioneel
De AVG vraagt informatie in duidelijke en eenvoudige taal. Een tekst van twaalf pagina's juridisch jargon voldoet daar niet aan. Een goede privacyverklaring voor een kleine zaak past op één scherm of twee, met tussenkoppen per onderwerp. Werk met korte zinnen en concrete voorbeelden: wij bewaren uw offerteaanvraag twee jaar, uw factuurgegevens zeven jaar omdat de wet dat vraagt.
Waar zet u de privacyverklaring?
Op een eigen pagina, met een link onderaan elke pagina van uw site, en een link bij elk formulier waar persoonsgegevens worden ingevuld. Een vinkje 'Ik ga akkoord met de privacyverklaring' bij een contactformulier is niet nodig en vaak zelfs misleidend: voor het beantwoorden van een vraag hebt u geen toestemming nodig, u informeert alleen. Een korte zin onder het formulier met een link volstaat.
Wat uw privacyverklaring minstens moet noemen
- Uw bedrijfsnaam, adres, ondernemingsnummer en contactadres voor privacyvragen
- Elk formulier op uw site en welke gegevens het vraagt
- Alle externe diensten: hosting, e-mail, statistieken, chat, betalingen
- Bewaartermijnen per soort gegeven
- De rechten van de bezoeker en hoe hij ze uitoefent
- De toezichthouder: GBA in België of AP in Nederland
Wilt u per onderdeel weten wat de wet precies vraagt, met een voorbeeldstructuur? Het uitgebreide artikel over privacyverklaringen staat in de kennisbank van onze zustersite Cyberdijk. Wilt u een privacyverklaring op maat van uw eigen site, dan schrijven wij ze voor u na een gratis check.