E-facturatie verplicht in België (2026): wat moet u doen?

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen aan andere ondernemingen versturen als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk. Een pdf per mail voldoet niet meer. Veel kleine zelfstandigen weten dit nog steeds niet, of denken dat het voor hen niet geldt.

Wat een e-factuur wel en niet is

Een pdf is geen e-factuur, ook niet als u hem mailt. Het gaat om een gestructureerd bestand dat de boekhoudsoftware van uw klant automatisch kan inlezen, verstuurd via het Peppol-netwerk. U ziet er in de praktijk weinig van: uw software regelt het, mits die het ondersteunt.

Voor wie het geldt

Voor btw-plichtige ondernemingen die factureren aan andere btw-plichtige ondernemingen in België. Facturen aan particulieren vallen er niet onder: daarvoor verandert er niets. Bent u vrijgesteld van btw, dan gelden er aparte regels en is het verstandig dat met uw boekhouder na te gaan.

Wat u concreet moet regelen

U hebt facturatiesoftware nodig die op Peppol is aangesloten. De meeste boekhoudpakketten hebben dat inmiddels ingebouwd. Werkt u nog met Word of Excel, dan is dit het moment om over te stappen. Er zijn gratis en goedkope oplossingen voor kleine volumes.

Wat het kost als u niets doet

De boetes staan vast in een koninklijk besluit: 1.500 euro bij een eerste overtreding, 3.000 euro bij een tweede en 5.000 euro bij elke volgende. Een overtreding telt pas als nieuwe overtreding als er minstens drie maanden zitten tussen de vorige boete en de nieuwe vaststelling. In het eerste kwartaal van 2026 heeft de FOD Financiën bewust niet gesanctioneerd bij ondernemers die aantoonbaar bezig waren met de overstap. Die tolerantie is voorbij. Wie nu nog pdf's mailt aan Belgische bedrijfsklanten, doet dat op eigen risico. Daar komt bij dat uw klant een niet-conforme factuur mag weigeren, en dat zijn boekhouder dat steeds vaker ook doet: u wordt dan gewoon later betaald.

Wie is vrijgesteld, en wie denkt dat maar is het niet

Vrijgesteld van het versturen zijn failliete ondernemingen, ondernemingen die uitsluitend handelingen stellen die vrijgesteld zijn onder artikel 44 van het btw-wetboek (denk aan bepaalde medische en sociale beroepen), buitenlandse btw-plichtigen zonder vaste inrichting in België, en de forfaitaire regeling, die sowieso verdwijnt tegen 1 januari 2028. Wie niet vrijgesteld is: de kleine ondernemer onder de vrijstellingsregeling met een omzet tot 25.000 euro. Die moet wel degelijk e-facturen versturen aan andere btw-plichtigen. En wie alleen aan particulieren factureert, zoals een kapper of een frituur, hoeft zelf geen e-facturen te maken, maar moet ze wel kunnen ontvangen van zijn leveranciers. Ook die verplichting geldt sinds 1 januari 2026.

Wat het kost om het wel te doen

Minder dan de meeste ondernemers denken. Vrijwel elk Belgisch facturatiepakket is intussen aangesloten op Peppol, en de aansluiting zit in het abonnement: u hoeft geen apart toegangspunt te kopen. Voor een zelfstandige met enkele facturen per maand zijn er pakketten met een gratis instap of een abonnement van enkele tientallen euro's per maand. Bovendien geldt voor kleine ondernemingen een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120 procent op de abonnementskosten van e-facturatiesoftware en op de begeleiding erbij. Vraag uw boekhouder welk pakket hij zelf gebruikt: als u in hetzelfde systeem werkt, spaart u beiden tijd, en vaak ook geld. De officiële lijst van conforme pakketten staat op efactuur.belgium.be.

Wat er in 2028 nog bijkomt

De e-factuur is stap één. In het regeerakkoord staat voor 1 januari 2028 een tweede stap: e-reporting, waarbij de gegevens van elke binnenlandse B2B-factuur vrijwel in realtime naar de fiscus gaan en de jaarlijkse klantenlisting verdwijnt. Dat staat nog niet in een wet, maar de richting is duidelijk. Wie nu al via Peppol factureert, hoeft daar straks niets extra voor te doen: het pakket regelt het. Wie nu nog wacht, moet dan twee overstappen tegelijk maken.

Waarom het uiteindelijk in uw voordeel werkt

Uw facturen komen rechtstreeks in de boekhouding van uw klant terecht, zonder overtypen. Dat scheelt fouten en betaalt in de praktijk sneller. Ook uw eigen inkomende facturen worden automatisch verwerkt.

Wat dit met uw website te maken heeft

Weinig, eerlijk gezegd. We schrijven erover omdat het de vraag is die op dit moment het vaakst leeft bij onze klanten. Voor de juiste keuze van software gaat u naar uw boekhouder, niet naar ons.

Uw controlelijst

• Vraag uw boekhouder of uw huidige software al op Peppol is aangesloten.
• Werkt u met Word of Excel, kies dan nu een pakket dat het ondersteunt.
• Controleer of uw ondernemingsnummer correct in dat pakket staat: daarop wordt u gevonden op het netwerk.
• Facturen aan particulieren mogen gewoon blijven zoals ze waren.

Dit is geen dienst die wij verkopen. Wel zorgen we dat uw website en uw bedrijfsgegevens kloppen, zodat klanten u vinden en uw facturen bij de juiste onderneming terechtkomen.

Meer over e-facturatie in orde

E-facturatie in 5 stappen

1. Kies een facturatiepakket dat op Peppol zit en dat uw boekhouder kan lezen. Vraag het eerst aan uw boekhouder.
2. Registreer uw onderneming op Peppol via dat pakket. Uw Peppol-ID is meestal gebaseerd op uw ondernemingsnummer.
3. Zet ontvangen aan, niet alleen versturen. Ook wie alleen aan particulieren factureert, moet e-facturen van leveranciers kunnen ontvangen.
4. Zet uw klanten en betaalvoorwaarden over en controleer per klant of het een onderneming is (Peppol) of een particulier (pdf blijft toegestaan).
5. Verstuur een testfactuur naar een klant en vraag of ze goed aankwam. Pas daarna stopt u met pdf's.

Hoe vindt u het Peppol-ID van een klant?

De meeste pakketten zoeken het automatisch op zodra u het ondernemingsnummer van de klant invult. Wilt u het zelf nakijken, dan kunt u in het openbare Peppol-register zoeken op het ondernemingsnummer. Vindt u de klant niet, dan is die nog niet geregistreerd. Wijs hem er vriendelijk op: sinds 2026 is hij zelf verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen.

E-factuur, pdf en scan: wat is het verschil?

Een pdf per mail is voor de wet geen e-factuur, ook niet als hij digitaal gemaakt is. Een e-factuur is een gestructureerd bestand (in het Europese formaat) dat de software van de ontvanger automatisch kan inlezen, zonder overtypen. Peppol is het netwerk waarlangs die bestanden veilig van de ene onderneming naar de andere gaan, vergelijkbaar met e-mail maar dan voor facturen.

Veelgestelde vragen