Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen hun facturen aan andere ondernemingen versturen als gestructureerde elektronische factuur via het Peppol-netwerk. Een pdf per mail voldoet niet meer. Veel kleine zelfstandigen weten dit nog steeds niet, of denken dat het voor hen niet geldt.
Wat een e-factuur wel en niet is
Een pdf is geen e-factuur, ook niet als u hem mailt. Het gaat om een gestructureerd bestand dat de boekhoudsoftware van uw klant automatisch kan inlezen, verstuurd via het Peppol-netwerk. U ziet er in de praktijk weinig van: uw software regelt het, mits die het ondersteunt.
Voor wie het geldt
Voor btw-plichtige ondernemingen die factureren aan andere btw-plichtige ondernemingen in België. Facturen aan particulieren vallen er niet onder: daarvoor verandert er niets. Bent u vrijgesteld van btw, dan gelden er aparte regels en is het verstandig dat met uw boekhouder na te gaan.
Wat u concreet moet regelen
U hebt facturatiesoftware nodig die op Peppol is aangesloten. De meeste boekhoudpakketten hebben dat inmiddels ingebouwd. Werkt u nog met Word of Excel, dan is dit het moment om over te stappen. Er zijn gratis en goedkope oplossingen voor kleine volumes.
Waarom het uiteindelijk in uw voordeel werkt
Uw facturen komen rechtstreeks in de boekhouding van uw klant terecht, zonder overtypen. Dat scheelt fouten en betaalt in de praktijk sneller. Ook uw eigen inkomende facturen worden automatisch verwerkt.
Wat dit met uw website te maken heeft
Weinig, eerlijk gezegd. We schrijven erover omdat het de vraag is die op dit moment het vaakst leeft bij onze klanten. Voor de juiste keuze van software gaat u naar uw boekhouder, niet naar ons.
Uw controlelijst
- Vraag uw boekhouder of uw huidige software al op Peppol is aangesloten.
- Werkt u met Word of Excel, kies dan nu een pakket dat het ondersteunt.
- Controleer of uw ondernemingsnummer correct in dat pakket staat: daarop wordt u gevonden op het netwerk.
- Facturen aan particulieren mogen gewoon blijven zoals ze waren.
Dit is geen dienst die wij verkopen. Wel zorgen we dat uw website en uw bedrijfsgegevens kloppen, zodat klanten u vinden en uw facturen bij de juiste onderneming terechtkomen.